איך מארגנים אירוע מוצלח?
לארגן אירוע מוצלח זה לא עניין מורכב, אך אם תקפידו על מספר כללים אז הסיכויים שתצליחו הם מאוד גבוהים. דרך אגב המשפט הזה נכון גם עבור אלו מכם, המתכננים אירוע ביתי וגם עבור אלו, שצריכים להפיק אירוע עסקי גדול. מילת המפתח בשני המקרים – תכנון והתארגנות מראש. לכן, קודם כל נגדיר מה המרכיבים של אירוע מוצלח בגדול. לרשימה הזאת בטוח יכנסו מיקום, דרכי הגעה, חניה, עיצוב המקום, שימוש ברהיטים נוחים ותואמים, ציוד לוגיסטי, תפריט טעים, צוות מקצועי וכמובן מוזיקה ועוד.
בחירת מיקום
היום ניתן לערוך אירוע כמעט בכל מקום בארץ. המיקום נבחר בדרך כלל בהתבסס על גודל, דרכי הגעה, חניה. טיפ קטן לאלו מכם שעומדים לארגן אירוע בשטח פתוח, מאוד מומלץ לתחום את המקום. זה יאפשר למשתתפים ליהנות מסוג של פרטיות ושייכות. כמו כן חשוב לדאוג לשילוט והכוונה של האורחים או המשתתפים שיגיעו למקום ללא בעיות. אם מדובר על אירוע פרטי תיעזרו בחברים ובני משפחה, אם אתם מארגנים אירוע עסקי אז בדרך כלל פונים לחברה שמספקת את השירות.
השכרת שולחנות וכסאות לאירוע
בזכות הפתרון הנהדר של השכרת שולחנות וכסאות ניתן להושיב מספר גדול של אורחים שיהיה נוח לכולם בכל מקום. חברה להשכרת רהיטים יכולה להציע לכם מגוון רחב של כסאות ושולחנות לבחירתכם בכל מיני עיצובים ומכל מיני חומרים. כך למשל תוכלו להזמין שולחנות עגולים או מרובעים, שולחנות מפלסטיק או מעץ וגם לבחור כיסא תואם. בנוסף ניתן להזמין גם פופים, כריות, מחצלות, שולחנות וכסאות בר ועוד. כפי שאתם רואים בהחלט תוכלו להתאים לכם רהיטים לפי הטעם והתקציב.
עיצוב
לעיצוב יש חלק לא קטן בהשפעה על האווירה. לכן בהתאם לסוג של האירוע בוחרים גם את הסגנון העיצובי. האם האירוע אמור להיות סולידי ורציני או שלהפך יותר ברוח פרועה וצעירה. אך תזכרו שהבחירה תלויה לא רק בסוג של האירוע אלא גם בקהל המשתתפים.
בחירת תפריט אוכל ושתייה
למרות שסעיף זה נמצא בתחתית הרשימה זה לא מוריד מחשיבותו ולכן מאוד מומלץ להקדיש לו את הזמן ואת תשומת הלב. בישראל כמו בכל מקום בעולם אנשים אוהבים לאכול ולכן במידה והאוכל יהיה לא לטעמם האירוע יכשל בדיוק כפי שיכשל אם הכיסאות לא יהיו נוחים לישיבה. לכן לפני שאתם סוגרים עם חברת הקייטרינג תבקשו להגיע לטעימות. רק לאחר שתטעמו את האוכל תוכלו לבצע את הבחירה הנכונה. אל תתפשרו על האיכות של האוכל, תקפידו לבחור חברת קייטרינג שמשתמשת רק בחומרי הגלם הטובים והאיכותיים ביותר. אחרת זה עלול להשפיע על הצלחת האירוע כולו.
צוות מקצועי
בין אם מדובר על אירוע פרטי ובין אם מדובר על אירוע עסקי מאוד כדאי להיעזר באנשי הצוות המקצועי. החל מצוות של מלצרים, סדרנים, צלמים, עובדי תפאורה והגברה במידה ויש צורך בכאלו. ודאו שיש לכם עסק עם אנשים נחמדים, אשר מכירים את העבודה שלהם ומבצעים אותה על הצד הטוב ביותר.
בחירת מוזיקה
דיג'יי או להקה, או השילוב המנצח של שניהם. אלו רק מספר אפשרויות שעומדות לפניכם. כמובן שהבחירה תהיה תואמת לתקציב וגם לאופי של האירוע. אך לא משנה באיזה אופציה תבחרו חשוב לעבור על הרפרטואר שמציעים לכם ותרכיבו יחד את רשימת היצירות המנצחת.
אז איך מארגנים אירוע מוצלח ובלתי נשכח? מקפידים על כל הנקודות שהזכרנו והכי חשוב: 24 שעות לפני מועד האירוע המתכונן תעברו על הרשימה, תבדקו עם ספקים שהכל בסדר ומתקיים כפי שסיכמתם. תסגרו איתם את הנקודות האחרונות ותנו להם במידה ועוד לא נתתם את פרטי איש הקשר הרלוונטי